Veileder for institusjoner (Open Access-policy)

Regjeringen mener at resultater fra forskning som bygger på offentlige midler bør gjøres allment tilgjengelig (Meld. St. 18 (2012-2013), Lange linjer – kunnskap gir muligheter). Norske forskningsinstitusjoner forvalter viktige kunnskapsressurser på vegne av fellesskapet, og spiller en nøkkelrolle i arbeidet med å åpne tilgangen til forskningsresultater.

Institusjoner kan bidra til Open Access gjennom å støtte publisering i åpne tidsskrifter og innføre rutiner for tilgjengeliggjøring i åpne arkiv. Slike tiltak bør samles i en forpliktende institusjonspolicy for Open Access.

Open Access policy for institusjoner

Denne veilederen er beregnet på institusjoner som ønsker å utforme en Open Access-policy, eller institusjoner som allerede har en policy som de ønsker å utbedre. Det forutsettes at institusjoner som utformer en policy har etablert et åpent institusjonsarkiv som kan motta fulltekst fra CRIStin-systemet. For institusjoner som ønsker å opprette et institusjonsarkiv, har vi en egen veileder.

En institusjonspolicy for Open Access er et sett av formuleringer som beskriver hvordan institusjonen forvalter kunnskapen den produserer, og hvilke forpliktelser for tilgjengeliggjøring som gjelder for institusjonens ansatte. Med forskningsresultater eller forskningsarbeider, menes i hovedsak fagfellevurderte tidsskriftsartikler. En policy kan omfatte både monografier og forskningsdata, men siden mesteparten av dagens forskning utgis som tidsskriftartikler, vil dette formatet få prioritet.

En institusjonspolicy for Open Access bør omfatte både «Gull Open Access» og «Grønn Open Access», altså både publisering i OA-tidsskrifter og tilgjengeliggjøring av forskningsarbeider i åpne arkiver. Erfaring fra de siste årene viser at oppfordringer og anbefalinger til forskere om å deponere sine arbeider i arkiv, har liten effekt på antallet faktisk tilgjengelige forskningsresultater. Krav om egenarkivering, i kombinasjon med oppfordringer og støtte til OA-publisering, har derimot vist seg å være effektivt for å fylle arkivene og øke andelen åpent tilgjengelige forskningsresultater.

Hovedelementer i en Open Access-policy:

  • Formulering av institusjonens prinsipielle holdning til Open Access – åpen tilgang til forskningsresultater.
  • Beskrivelse av policyens forankring ved institusjonen.
  • Formuleringer til støtte for Open Access-publisering («Gull Open Access»).
  • Beskrivelse av institusjonens støtteordninger for «Gull OA»-publisering (publiseringsfond).
  • Formulering av rutiner for deponering i arkiv og for tilgjengeligjøring av deponerte arbeider.
  • Krav om bruk av standardiserte forfattertillegg.
  • Vedtak om incentivordninger for å øke andelen åpent tilgjengelige forskningsresultater ved institusjonen.

Policyutvikling: Forankring og prosess

For at en policy skal få gjennomslagskraft, og samtidig svare til institusjonens behov, er det viktig at policyarbeidet er godt forankret både hos forskerkollegiet, bibliotek/arkivansvarlige og ledelsen ved institusjonen. Utforming og iverksetting av en policy må være ledsaget av god og tydelig informasjon og oppfølging. I arbeidet med å utforme en forpliktende policytekst, bør både den faglige profilen/det faglige mangfoldet ved institusjonen, de ansattes publiseringsmønstre og kollegiets forkunnskaper om Open Access vurderes nøye. Det anbefales at initiativtakere til policyarbeidet rådfører seg med andre institusjoner som allerede har utformet policyer, gjerne innenfor samme fagfelt.

Ved mange av institusjonene som allerede har etablert en OA-policy, er det bibliotekene og personalet som drifter institusjonsarkivet som har vært pådrivere. Arkiv- og bibliotekmiljøer i Norsk UH-sektor har betydelig kompetanse på Open Access. Det er avgjørende at bibliotek- og arkivansvarlige er involvert i policyutviklingen. Klare bestemmelser for egenarkivering vil gjøre jobben langt enklere for arkivet, og vil være ressursbesparende for institusjonen.

Det er viktig at en policy er forpliktende, men også at den fører til minst mulig merarbeid for forskerne. Det anbefales at utforming av prosedyrer for egenarkivering sees i nær sammenheng med eksisterende rutiner for registrering av forskningsarbeider i CRIStin-systemet. Les mer om egenarkivering via CRIStin.

En Open Access-policy bør utformes med tanke på å kunne vedtas i institusjonens styre. Policy-teksten bør åpne for revidering etter en «testperiode» på for eksempel tre år.

Harmonisering med internasjonale OA-policyer

De fleste fagmiljøer driver samarbeid på tvers av institusjoner og land, og en Open Access-policy bør utformes med tanke på at forskere deltar i eksternfinansierte prosjekter nasjonalt og internasjonalt. Finansierende institusjoner, som Norges forskningsråd og EUs rammeprogram for forskning, krever tilgjengeliggjøring av forskningsarbeider som blir til under deres prosjekter. For å sørge for størst mulig samsvar mellom OA-policyer internasjonalt, anbefales det at en Open Access-policy er i tråd med EU-kommisjonens bestemmelser når det gjelder støtte til Gull OA-publisering, krav om egenarkivering og maksimumstider for embargo. Elementene i en OA-policy som anbefales her er i tråd med EUs retningslinjer.

 

Les mer om Open Access-bestemmelsene som gjelder for Horisont 2020, EUs 8. rammeprogram for forskning og innovasjon.


Åpen Publisering: "Gull Open Access"

Publisering i åpne tidsskrifter er en effektiv metode for rask og bred spredning av forskningsresultater. Gull Open Access innebærer at forskningsartikler utgis i tidsskrifter som gir fri lesetilgang til alle som har internettilgang. Gull OA-materiale utgis dessuten ofte med åpne lisenser, som Creative Commons-lisenser (CC), som sørger for at leseren har klart formulerte rettigheter til gjenbruk og videreformidling av arbeidet. CC-lisenser er et godt egnet virkemiddel for å spre kunnskap på en åpen måte, samtidig som forfatterens rett til å bli navngitt som opphavsperson er sikret. Enhver Open Access-policy bør anbefale publisering med åpne lisenser og gjøre oppmerksom på at CC BY-lisensen er velegnet for spredning av forskningsresultater. 

En Open Access-policy bør inneholde formuleringer til støtte for Open Access-publisering – «Gull Open Access» – og beskrivelse av institusjonens tiltak for å øke OA-publiseringen.

NB: En Open Access-policy kan ikke kreve at forskere publiserer i Gull OA-kanaler, siden dette vil bryte med prinsippet om forskeres frihet til å velge de best egnede publiseringskanaler. Policy-teksten bør imidlertid oppfordre forskere til å velge gull OA- tidsskrifter dersom «alt annet er likt».

Artikkelavgifter (APC) og publiseringsfond

Noen Open Access-tidsskrifter krever at forfatteren betaler en publiseringsavgift (APC, «Article Processing Charge») for å få utgitt sin artikkel. Stadig flere forskningsinstitusjoner har derfor opprettet publiseringsfond for å dekke forfatterbetaling. Når det utarbeides en OA-policy, bør institusjonen ta stilling til om den skal opprette et OA-publiseringsfond. OA-policyen kan beskrive hva slags støtteordninger institusjonen har for OA-publisering, hvilke kriterier som skal ligge til grunn for at det gis støtte osv. Det anbefales at publiseringsfondet baserer seg på NSDs kanalregister og at det kun gis støtte til publisering i tidsskrifter som er registrert som OA og som er på nivå 1 eller 2 i kanalregister.

Støtte til Open Access-tidsskrifter

Ved mange forskningsinstitusjoner i Norge utgir fagmiljøene sine egne tidsskrifter. Mange av disse vil med fordel kunne gå over til en Open Access-modell. Dette er en effektiv modell for å spre forskningsresultater. En OA-policy kan erklære støtte til lokale OA-tidsskrifter, og oppfordre forskere til å bidra som fagfeller for OA-publikasjoner. Norges forskningsråd gir publiseringsstøtte til Open Access-tidsskrifter. Gå til: Veileder for OA-tidsskriftutgivere.


Egenarkivering i institusjonens publiseringsarkiv: "Grønn Open Access"

Ved siden av støtte til gull OA-publisering, må rutiner for egenarkivering ha en sentral plass i en Open Access-policy. Policyteksten bør beskrive forskernes forpliktelser til å egenarkivere fagfellevurderte forskningsarbeider i det lokale vitenarkivet, eventuelt til å la institusjonen gjøre dette for forskeren, dersom det er en CRIStin-superbruker som står for registrering og arkivering av forskningsarbeider.

I hovedsak vil egenarkivering gjelde forskernes endelige manuskriptversjon, såkalt «postprint», av en publisert artikkel. Dette er den siste versjon etter fagfellevurdering. Postprint-versjonen som deponeres bør inneholde eventuelle tabeller og illustrasjoner, dersom forfatteren har tillatelse til dette. Dersom forlaget tillater at deres endelige utgitte versjon (forlagets pdf) tilgjengeliggjøres i arkivet, er dette å foretrekke.

Deponering og tilgjengeliggjøring i arkiv er ikke det samme, og policyteksten bør skille mellom disse to. Deponering dreier seg om å legge materiela i et arkiv, mens tilgjengeliggjøring går ut på å åpne opp tilgangen til det deponerte materialet. Deponering er nyttig for at institusjoner samler sin forskning i arkiv, men det er arkivet som aktivt må gå inn og åpne tilgangen til det deponerte materialet. Dette krever at den som innehar rettighetene – forfatteren eller forlaget – tillater at materialet åpnes opp for allmennheten. (Les mer om opphavsrett og embargo nedenfor).

Hva skal arkivet inneholde?

Når en Open Access-policy utarbeides, bør institusjonen avklare hva slags dokumenttyper som skal gjøres tilgjengelig i arkivet. Noen institusjoner ønsker at forskere egenarkiverer ulike dokumenttyper, som konferansebidrag, preprint-versjoner (ikke-fagfellevurderte artikkelmanuskripter), formidlingsstoff. På den måten kan institusjonen samle all produksjon. Andre institusjoner ønsker kun at fagfellevurderte forskningsarbeider blir gjort tilgjengelig i arkivet. Dette valget vil ha stor betydning for videre arbeid med arkivet og organisering av innhold. Det er opp til hver enkelt institusjon å avgjøre hvilke dokumenttyper den ønsker å kunne motta fra CRIStin-systemet.

Som et minimum bør en institusjonspolicy for Open Access kreve at alle fagfellevurderte artikler blir gjort tilgjengelig i institusjonens arkiv i postprint-versjon.

NB: Policyen bør understreke 1) at alle publikasjoner, også de som utgis i Open Access-tidsskrifter, skal egenarkiveres, og 2) at forskere bør egenarkivere så mye som mulig av sine tidligere arbeider via CRIStin-systemet.

CRIStin-systemet: Opplasting av fulltekst ved registrering av forskningsarbeider

De aller fleste forskere ved norske institusjoner registrerer sine arbeider i CRIStin. CRIStin-systemet har en innebygget funksjon for opplasting av fulltekst og sender fulltekst videre til de lokale arkivene. Det anbefales at institusjonens policy utformes som en forpliktelse til å laste opp fulltekst i forbindelse med CRIStin-registrering. På denne måten vil det bli enklere for institusjonen å følge med på i hvilken grad policyen etterleves, samtidig som dette bidrar til at OA-utviklingen lettere kan måles på nasjonalt nivå.

Embargo

Mange forlag opererer med såkalte embargo-perioder. Det vil si at forlaget tillater at postprint-versjoner (og/eller i noen tilfeller den endelige, utgitte versjonen av artikkelen som pdf) gjøres tilgjengelig i arkiv etter at det har gått en viss periode (embargoperiode) fra publiseringstidspunktet, for å beskytte salgsverdien. Vanlige embargotider er 6 måneder innenfor medisin, tekniske fag og realfag, og 12 måneder innenfor samfunnsvitenskap og humaniora.

For at en policy skal være effektiv, bør den kreve umiddelbar deponering av postprint i forbindelse med CRIStin-registrering, og åpen tilgang til postprint senest etter en embargoperiode på 6 / 12 måneder (avhengig av fagområde).

Policy-teksten kan spesifisere at institusjonen ikke ønsker at det publiseres på forlag som ikke tillater egenarkivering (dette er sjeldent, men det forekommer), eller som har embargotider utover 6 / 12 måneder. Policyen kan åpne for unntak, men her er det viktig at formuleringene er presise og ikke lager smutthull: For eksempel kan forfattere som ønsker å publisere på forlag med lengre embargotider, søke om unntak fra policyen (og vil alltid få dette innvilget). Det skal gi mindre merarbeid å følge policyen enn å ikke gjøre det!

Åpen tilgang til metadata

Det anbefales at institusjonens OA-policy krever at metadata gjøres åpent tilgjengelig i arkivet, selv om fullteksten ennå ikke kan gjøres tilgjengelig pga. embargotider. På den måten kan interesserte få vite at arbeidet er publisert – metadata vil bli høstbart i søkemotorer – og eventuelt når arbeidet blir gjort åpent tilgjengelig.

Ved tilfeller hvor embargoperiode forhindrer umiddelbar tilgang, kan interesserte kontakte forfatteren og be om å få tilsendt en kopi av artikkelen. Arkivet kan vurdere å legge inn forespørsel om fulltekst pr. e-post som en funksjon i arkivposten.

Opphavsrett og forfattertillegg

Bevissthet om opphavsrettslig problematikk er viktig i forbindelse med policyutvikling. Forskere som underskriver en publiseringsavtale med et forlag, vil ofte overgi svært mange, om ikke alle, rettigheter til forlaget. En Open Access-policy bør utformes med tanke på at forfatteren og/eller institusjonen skal beholde de rettighetene som er nødvendig for at forskningsarbeidene kan gjøres tilgjengelig. Det er viktig å sørge for at grønn OA medfører minst mulig merarbeid for forskere og at prosedyrer for rettighetsavklaring blir enklest mulig for arkivet, samtidig som opphavsretten ivaretas.

Policyteksten bør inneholde kortfattet informasjon om opphavsrettslige spørsmål og om fordeler ved å benytte forfattertillegg («author addendum»).

For å unngå at alle rettigheter overdras til forlaget ved publisering, benyttes et forfattertillegg (author addendum»), eller en «License to Publish» («utgivelsestillatelse»)  sammen med publiseringsavtalen som inngås med forlaget. Dette er standardiserte vedlegg som er laget for at forlaget gis de rettigheter de trenger for å publisere og profittere på arbeidet, mens forskeren beholder retten til å tilgjengeliggjøre en manusversjon av det samme arbeidet (eventuelt den publiserte versjonen, dersom forlaget tillater dette).

For å oppnå enkel rettighetsavklaring og sikre størst mulig OA-andel, kan policyteksten kreve at institusjonens forskere rutinemessig skal benytte forfattertillegg og laste opp forfattertillegget sammen med fullteksten via CRIStin-systemet. Dermed vil arkivet få informasjon de trenger, og arbeidet med rettighetsavklaring blir langt enklere.

Vi anbefaler forfattertillegg utformet av Science Commons / SPARC eller «License to Publish» fra JISC/SURF (finnes i norsk oversettelse). Les mer på denne siden Viktige tjenester. Institusjonen kan eventuelt utforme et eget forfattertillegg som beskriver hvilke forpliktelser som gjelder for institusjonens ansatte.


Open Access og Open Data

Det skjer en rask utvikling mot felles infrastrukturer for lagring og tilgjengeliggjøring av forskningsdata. I fremtiden vil det være ønskelig at OA-policyer også omfatter deling av forskningsdata. Inntil videre er policy for vitenskapelige artikler det viktigste bidraget til å øke OA-andelen ved norske institusjoner, og en slik policy vil kunne utvides til å omfatte forskningsdata i fremtiden. Policyteksten kan inneholde en generell oppfordring til forskere om å også gjøre forskningsdata tilgjengelig dersom det finnes infrastruktur som støtter dette.


På veien mot Open Access: Gulrot og kjepp

I Open Access-arbeid er det viktig at det ikke legges en unødvendig arbeidsbyrde på forskere. Samtidig må institusjonen være tydelig i sin forventing om at forskningsresultater skal deles med allmenheten, og at dette krever bevissthet og innsats fra alle ansatte.

I arbeidet med å utforme en OA-policy bør institusjonen vurdere hvilke virkemidler/insentivordninger som kan bidra å øke andelen deponerte/tilgjengelige forskningsresultater. Her er det flere muligheter. For eksempel har Universitetet i Liége innført en Open Access-policy som tar hensyn til egenarkiveringsandel for enkeltforskere ved nyansettelser og ved søknad om opprykk. Dette har trolig bidratt til at Liége har meget høy andel tilgjengelige resultater i sitt online-arkiv.

Andre effektive tiltak kan være  å premiere Open Access-bidrag med ekstra driftsmidler, eller kreve at forskeres egenarkivering – i tråd med policyens bestemmelser – er en forutsetning for å få tildelt driftsmidler.


Andre ressurser for policyutvikling

  • Policy ressurser fra EU-prosjektet PASTEUR4OA:

Retningslinjer for institusjoner

http://pasteur4oa.eu/sites/pasteur4oa/files/resource/INSTITUTIONS_POLICY%20GUIDELINES_FINAL.pdf

Rapport om policy effektivitet for institusjoner

http://pasteur4oa.eu/sites/pasteur4oa/files/resource/Policy%20effectiveness%20-%20institutions%20final.pdf

  • Tips for policyutvikling fra Harvard Open Access Project (HOAP):

http://cyber.law.harvard.edu/hoap/Drafting_a_policy

  • UNESCOs guide til OA-policy, skrevet av Alma Swan:

http://unesdoc.unesco.org/images/0021/002158/215863e.pdf

Publisert 18. des. 2013 12:12 - Sist endret 16. aug. 2019 13:35